A difícil decisão de trocar um sistema administrativo!

Atualmente os sistemas administrativos denominados ERP tornaram-se fundamentais para uma administração competitiva em diversos níveis de atuação como, por exemplo:

• velocidade na vendas;
• qualidade de informação;
• redução de custos administrativos;
• controles financeiros ágeis;
• controle de estoque confiável;
• geração de dados fiscais e tributários consolidados;
• redução de lançamentos por integração de dados;
• etc.

Porém, a correta utilização desses sistemas ainda não é bem compreendida e utilizada pela maioria das empresas, não gerando o retorno esperado ou desejado. Isso ocorre por diversos fatores e, por isso é importante uma análise mais ampla para sanar e/ou corrigir alguns processos a fim de conseguir um bom aproveitamento desses sistemas.

Para agravar essa situação, o sistema fiscal brasileiro está numa fase de grandes mudanças na forma de gerar e controlar os documentos e obrigações fiscais, tais como Nota Fiscal eletrônica (DANFE), SPED contábil e Fiscal, além de uma atuação mais eficiente e organizada na análise e fiscalização das informações prestadas pelas empresas. Com isso, muitas vezes é necessário a troca do sistema por outro que tenha a capacidade de gerar as soluções tão desejadas de forma ágil e eficiente.

A troca de um sistema tão abrangente é uma decisão delicada e deve ser feita de forma a minimizar o impacto que normalmente ocorre. Essa situação é muitas vezes dramática para algumas empresas, por não analisarem de forma mais abrangente as consequências que terá sobre a parte operacional e humana. Por isso é importante que seja feito por profissionais experientes caso contrario o custo indireto será muitas e muitas vezes maior que o custo direto do próprio software e equipamentos necessários. Devemos, portanto verificar as etapas necessárias, bem como qualificar o pessoal envolvido de maneira a ter uma coordenação e cooperação de todos os departamentos diretamente afetados pelo novo sistema.

A análise na aquisição de um sistema não envolve somente a capacidade técnica do que o mesmo pode fazer, mas também a competência em lidar com essa fase de implantação, que é refletida pela experiência da empresa desenvolvedora em treinar os usuários, ajustar o sistema de forma rápida e conseguir compreender as necessidades específicas do cliente, adaptando-o para isso e também, sempre que preciso, orientar a mesma sobre os novos processos e recursos existentes na administração moderna. Um problema comum na relação das empresas com os sistemas é a capacidade em utilizar os recursos, porque mesmo treinando os usuários existe uma grande falta de sensibilidade por parte dos analistas em perceber qual o melhor meio de utilizar os recursos disponíveis. Muitas vezes os analistas obrigam o cliente a utilizar certos procedimentos operacionais que não são adequados naquele momento, ou deixando de orientá-lo para uma solução mais prática e funcional para aquele perfil de usuário e/ou empresa. Uma vez determinado que seja necessária a troca, essa escolha, por mais difícil que seja, deve ser tomada o mais rápido possível, levando em consideração fatores aqui discutido.

A decisão de não fazer nada poderá levar a empresa a uma situação de extrema falta de produtividade administrativa, gerando um custo muito alto na troca urgente e sem condições adequadas para realizá-la de forma eficiente e segura.

CUSTOS DIRETOS

• Custo de aquisição/licenças:
  • de aplicativos;
  • de apoio (principalmente em Banco de Dados se for o caso
  • de sistemas operacionais para servidores e/ou usuários (se for o caso).

CUSTO DE INFRAESTRUTURA DE EQUIPAMENTOS:

• do servidor;
• de roteadores / HUBS;
• de malha de rede (cabos, wireless, etc.);
• Troca de máquinas de usuários (se for o caso).

CUSTO DE IMPLANTAÇÃO:

• Treinamento dos usuários / operadores.
• Customização e ajustes quando necessários.

CUSTOS INDIRETOS OU NÃO DETERMINADOS:

• Ajustes não contratados / customizações não analisadas;
• Treinamentos não contratados por falta de análise da qualificação necessária;
• Tempo de utilização dos funcionários para treinamento;
• Sobrecarga de trabalho no tempo de operação paralelo com sistema antigo;
• Dificuldade / rejeição dos funcionários quando não engajados na troca;
• Atrasos e/ou perdas de vendas por falta de adequação do sistema ou falta de treinamento dos usuários;

Observe que os custos indiretos são os mais difíceis de calcular ou determinar, pois dependem muito da empresa fornecedora do sistema conseguir e/ou querer dar maior transparência a eles, ou por falta de experiência ou por não deixarem tão claro o quanto custará o processo todo. Por isso é importante tomar cuidado ao analisar apenas o custo direto. Não existem atualmente dentro de uma determinada faixa de sistemas profissionais produtos ruins, a tecnologia de software de maneira geral é bem conceituada no Brasil, a grande diferença está em quem vai analisar, ajustar e conseqüentemente treinar os usuários para utilizar corretamente o sistema.
Um mau treinamento poderá deixar um bom sistema muito ruim de ser usado, e aí novamente entra a experiência do analista para determinar como esses usuários deverão ser treinados e adequar o programa para essa situação, que nunca é igual de uma empresa para outra. O analista/administração de implantação deverá e terá que saber controlar essa situação que naturalmente é desgastante para o usuário, por não conhecer o produto além de normalmente serem pressionados a assimilar o mais rápido possível. Esperamos que este artigo ajude a compreender melhor a complexidade da aquisição de um produto de suma importância a qualquer empresa que deseja ser lucrativa e atuante no mercado nacional e internacional.

Rubens Abreu